Email Hosting là gì và cách thức hoạt động ra sao cũng như nó có những ưu điểm và nhược điểm gì? Cùng tìm hiểu tổng quan về dịch vụ lưu trữ email này trong bài viết sau.
Khái niệm về Email Hosting
Dịch vụ Email Hosting cung cấp cho bạn một tên miền riêng và hoạt động trên một hệ thống Hosting độc lập, có tính bảo mật cao hơn so với hình thức gửi thư điện tử truyền thống. Ví dụ: bạn có thể sử dụng email có định dạng là [email protected] để giao tiếp với khách hàng, đối tác, nhân viên hay các bên liên quan.
Dịch vụ này cho phép người dùng có thể tạo được những email với một tên miền riêng để khẳng định được tính chuyên nghiệp của bạn trong công việc. Bạn sẽ khó có thể tạo được uy tín với đối tác và khách hàng nếu dùng những email của Google hay Yahoo do độ bảo mật của những email này không cao, vì thế thư của bạn sẽ dễ bị đưa vào mục spam hay thùng rác bất kỳ lúc nào.
Các doanh nghiệp thường sử dụng dịch vụ lưu trữ hosting để quản lý email với lưu lượng cao để dễ phân biệt, họ yêu cầu sử dụng tên miền riêng. Đặc biệt, các gói dịch vụ Email Hosting của các nhà cung cấp hosting thường không giới hạn số lượng thư được gửi đi. Vì vậy, loại Hosting là sự lựa chọn tuyệt vời để triển khai các hoạt động kinh doanh như gửi thông báo về các chương trình khuyến mãi, gửi thư tri ân đến khách hàng và nhiều hoạt động khác.
Các loại Email Hosting phổ biến
Có ba loại Email Hosting phổ biến hiện nay là: Shared Email Hosting, Dedicated Email Hosting và VPS Email Hosting. Mỗi loại có những ưu điểm và nhược điểm riêng, bạn nên chọn loại phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn.
- Shared Email Hosting: Là dịch vụ Email Hosting mà nhiều website chia sẻ cùng một máy chủ hosting. Đây là dịch vụ Email Hosting giá rẻ phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa có nhu cầu sử dụng email không quá cao. Tuy nhiên, loại dịch vụ này có những hạn chế như không đảm bảo độ bảo mật cao, có thể bị ảnh hưởng bởi các website khác trên cùng máy chủ, có giới hạn về dung lượng lưu trữ và số lượng tài khoản email.
- Dedicated Email Hosting: Là loại Email Hosting được thiết kế dành riêng cho email, với một máy chủ hosting độc lập để đảm bảo tính riêng tư và bảo mật cho email. Mặc dù đây là loại Hosting đắt nhất, nhưng lại có nhiều ưu điểm vượt trội như không bị ảnh hưởng bởi các website khác, không giới hạn về dung lượng lưu trữ và số lượng tài khoản email. Vì vậy, Dedicated Email Hosting phù hợp với các doanh nghiệp lớn và quan trọng có nhu cầu sử dụng email cao và đáng tin cậy.
- VPS Email Hosting: Là loại Email Hosting dùng một máy chủ ảo (VPS) để cung cấp dịch vụ email. Bạn có thể tùy chỉnh cấu hình và dung lượng lưu trữ email theo nhu cầu của bạn, với mức giá cả phải chăng. Người dùng cũng sẽ được đảm bảo tính bảo mật email khá cao, không bị ảnh hưởng bởi các website khác trên cùng máy chủ. Đây là loại Email Hosting thích hợp cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu email cao và muốn linh hoạt trong việc quản lý email.
Ưu điểm của Email Hosting
Email Hosting có nhiều ưu điểm hơn so với các dịch vụ email miễn phí hay email truyền thống. Trong đó, có một số ưu điểm nổi bật mà bạn có thể biết như:
- Tăng tính chuyên nghiệp và uy tín: Tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác và các bên liên quan cũng như khẳng định được thương hiệu và danh tiếng của công ty.
- Tăng độ bảo mật: Được hưởng các tính năng bảo mật cao cấp như: mã hóa SSL/TLS, chống spam, chống virus, sao lưu dữ liệu, khôi phục email... Bạn sẽ không phải lo lắng về việc email của bạn bị đánh cắp, mất mát hay lộ thông tin.
- Tăng khả năng gửi thư: Không bị giới hạn về số lượng thư được gửi đi trong một ngày hay một tháng, không bị giới hạn về kích thước file đính kèm hay dung lượng lưu trữ.
- Tăng khả năng quản lý: Giúp quản lý toàn bộ các tài khoản email của công ty bạn. Bạn có thể tạo, xóa, sửa đổi, phân quyền, đặt mật khẩu cho các tài khoản email một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể theo dõi lưu lượng email, thống kê email, báo cáo email...
Nhược điểm của Email Hosting
Sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật, nhưng Email Hosting cũng có một số nhược điểm mà bạn cần lưu ý khi sử dụng như:
- Chi phí cao: Chi phí này có thể dao động tùy theo loại Email Hosting, dung lượng lưu trữ, số lượng tài khoản email... vì vậy người dùng cần cân nhắc kỹ về ngân sách và hiệu quả của Email Hosting trước khi quyết định sử dụng.
- Phụ thuộc vào nhà cung cấp hosting: Nếu nhà cung cấp hosting gặp sự cố kỹ thuật, máy chủ bị hỏng hay bị tấn công, email của bạn sẽ bị ảnh hưởng. Bạn sẽ không thể gửi hay nhận email một cách bình thường. Bạn cần chọn một nhà cung cấp hosting có độ tin cậy cao và có hỗ trợ kỹ thuật tốt.
- Cần có kiến thức kỹ thuật: Bạn sẽ phải biết cách cấu hình DNS, MX record, SPF record... để email của bạn hoạt động đúng. Bạn cũng sẽ phải biết cách giải quyết các vấn đề phát sinh như: email bị spam, email bị trả về, email bị mất...
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Email Hosting là gì cũng như cách lựa chọn phù hợp hosting phù hợp cho website của mình.